廣州加強政采檔案管理，實現(xiàn)全程留痕可追溯

加強政府采購檔案管理，確保采購全過程留痕和可追溯，廣東省廣州市財政局近日印發(fā)《廣州市財政局關(guān)于加強政府采購檔案管理的通知》（穗財采〔2024〕23號）（以下簡稱《通知》），在政府采購檔案管理方面邁出了重要一步。政府采購信息報記者就此采訪了廣州市財政局政府采購監(jiān)管處處長、一級調(diào)研員劉鋒，他強調(diào)了政府采購檔案的重要性以及《通知》對于提升檔案管理水平的積極作用。

劉鋒指出，政府采購檔案作為記錄政府采購活動的歷史資料，具有極其重要的憑證、利用、查考和保存價值。然而，一些采購人和采購代理機構(gòu)在政府采購檔案管理方面存在檔案歸集不完整、管理混亂、利用不規(guī)范等諸多問題，這不僅影響了政府采購的效率和效果，還可能引發(fā)一系列法律風險。

那么，如何解決政府采購檔案管理中存在的問題呢？《通知》從明確責任主體、強化安全性等方面提出了多項具體措施。

首先，《通知》明確了檔案管理的責任主體，采購人作為檔案管理的第一責任人，應當建立和落實檔案工作責任制，確保檔案的真實有效和準確完整。同時，采購代理機構(gòu)也應當承擔相應的檔案管理責任，確保檔案能夠及時歸集、移交、歸檔。采購人與采購代理機構(gòu)在簽訂委托代理協(xié)議時，可以約定檔案歸集、保存、移交等具體事項的權(quán)利義務和責任，以確保檔案管理的規(guī)范性和有效性。

其次，《通知》強調(diào)了檔案的安全性和完整性。相關(guān)部門在調(diào)閱、復制檔案內(nèi)容時，應當按照內(nèi)部控制管理制度進行登記，并對檔案的安全性和完整性負責。采購人、采購代理機構(gòu)還應當配備適宜檔案保管的場所，采取必要的安全措施，如防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等，以確保檔案的完整性和安全性。

此外，《通知》還鼓勵采購人、采購代理機構(gòu)進行信息化建設及傳統(tǒng)載體檔案掃描備份。符合法律法規(guī)要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等效力，可以提高檔案管理的效率和便捷性。同時，鼓勵采購人、采購代理機構(gòu)進行電子檔案信息系統(tǒng)建設，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享對接，以推動檔案管理的現(xiàn)代化和智能化。對于傳統(tǒng)載體檔案，鼓勵進行數(shù)字化整理，以提高檔案的利用效率和保存價值。

最后，《通知》要求各級財政部門、主管預算單位、采購人加強對檔案管理的監(jiān)督和指導。對于在檔案歸集、管理、利用和銷毀過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私和依法不予公開的信息，相關(guān)知情人應當嚴格保密。對于違反檔案管理規(guī)定的行為，將依法依規(guī)進行處理，以維護檔案管理的嚴肅性和權(quán)威性。

劉鋒表示，廣州市財政局印發(fā)的這一通知是對政府采購檔案管理的一次全面加強和規(guī)范。通過明確責任主體、強化安全措施、鼓勵信息化建設等多項措施的實施，有望推動廣州市政府采購檔案管理工作邁上新臺階，為政府采購的規(guī)范化、透明化提供有力支撐。